Meldepflicht für Kassensysteme startet 2025 
Ab dem 1. Januar 2025 greift eine neue gesetzliche Vorgabe für Betriebe mit elektronischen Kassensystemen: Sie müssen diese künftig aktiv bei der Finanzverwaltung anzeigen. Hintergrund ist der Wunsch der Behörden, mehr Transparenz über eingesetzte Systeme zu erhalten – etwa hinsichtlich deren Baujahr, Vernetzung und Sicherheitsausstattung. Zuständig für die Abwicklung ist das Online-Portal „Mein ELSTER“, das über eine neu eingerichtete ERiC-Schnittstelle die entsprechenden Daten entgegennimmt. 

Was ist zu melden? 
Die Verpflichtung betrifft alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit sogenannter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Dazu zählen auch Geräte wie Ladenwaagen mit Kassenfunktion. Unternehmen, die solche Systeme bis Ende Juni 2025 angeschafft oder gemietet haben, können diese bis spätestens 31. Juli 2025 erfassen. Neugeräte, die danach hinzukommen, müssen binnen eines Monats eingetragen werden. 

Betriebe mit mehreren Geräten müssen jede einzelne Einheit separat angeben – auch bei vernetzten Kassen. Nur Komponenten ohne Zahlungsfunktion, etwa mobile Bestellgeräte, bleiben außen vor. Alle Systeme einer Betriebsstätte werden dabei gemeinsam übermittelt. 

Nicht nur die Inbetriebnahme, auch die Außerbetriebnahme eines Geräts – sei es durch Austausch, Stilllegung oder Verlust – muss fristgerecht gemeldet werden. Dafür gilt ebenfalls eine Frist von einem Monat. Entscheidend ist also nicht nur die Anschaffung, sondern der vollständige Lebenszyklus der Kasse im Betrieb. 

Erforderliche Informationen 
Die elektronische Meldung verlangt bestimmte Pflichtangaben. Neben Name und Steuernummer des Unternehmens sind Details zum Gerät notwendig: Art des Systems, Seriennummer, eingesetzte Sicherheitstechnik, Zahl der Systeme sowie das Anschaffungsdatum. Bei Abmeldung sind zusätzlich der Zeitpunkt der Stilllegung und der jeweilige Grund anzugeben. 

Vorbereitung ist entscheidend 
Um die neuen Anforderungen reibungslos zu erfüllen, empfiehlt es sich, frühzeitig eine vollständige Bestandsaufnahme durchzuführen. Dabei sollten alle relevanten Kassengeräte erfasst und die nötigen Daten dokumentiert werden. Dies erleichtert die spätere Eingabe und verhindert Verzögerungen bei der Übermittlung. 

Sonderregelung für bestimmte Geräte 
Auch Wegstreckenzähler und Taxameter fallen unter die neue Meldepflicht – sofern sie mit TSE ausgestattet sind. Geräte ohne diese Sicherheitseinrichtung können noch bis Ende 2025 im Rahmen einer Übergangsregelung weiterbetrieben werden. In diesen Fällen ist zusätzlich das Kennzeichen des zugehörigen Fahrzeugs zu übermitteln. 

Fazit 
Die Einführung der Meldepflicht bringt klare Anforderungen für Unternehmen mit sich, die elektronische Kassensysteme nutzen. Wer sich rechtzeitig vorbereitet und die nötigen Informationen strukturiert bereithält, kann die Daten unkompliziert über das ELSTER-Portal übermitteln und so gesetzeskonform handeln. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern beugt auch möglichen Sanktionen durch das Finanzamt vor.