Unter der Bilanzierungspflicht versteht man die gesetzliche Vorgabe, dass Unternehmen zum Ende eines Geschäftsjahres einen vollständigen Jahresabschluss aufzustellen haben. Dieser setzt sich mindestens aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen. Ziel dieser Pflicht ist es, die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens transparent darzustellen und eine verlässliche Grundlage für steuerliche sowie wirtschaftliche Entscheidungen zu schaffen. Die maßgeblichen gesetzlichen Regelungen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und ergänzend aus dem Steuerrecht, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO). Ob ein Betrieb dieser Verpflichtung unterliegt, richtet sich vor allem nach der Rechtsform und – in bestimmten Fällen – nach dem Umfang der wirtschaftlichen Tätigkeit.
Bei Kapitalgesellschaften besteht die Bilanzierungspflicht ausnahmslos. Unternehmen wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die Unternehmergesellschaft (UG), die Aktiengesellschaft (AG) oder auch eine Limited (Ltd.) müssen unabhängig von Umsatz oder Gewinn einen Jahresabschluss erstellen. Aufgrund der Haftungsbeschränkung dieser Gesellschaftsformen fordert der Gesetzgeber eine besonders detaillierte und nachvollziehbare Rechnungslegung, um Gläubiger und andere Interessengruppen zu schützen.
Ebenfalls zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Personengesellschaften, sofern sie als Kaufleute gelten. Dazu zählen unter anderem die Offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG) sowie die Partnerschaftsgesellschaft (PartG). Da diese Unternehmensformen am kaufmännischen Geschäftsverkehr teilnehmen, verlangt das HGB eine systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle und die regelmäßige Erstellung eines Jahresabschlusses.
Bei Einzelunternehmern, die ein Gewerbe ausüben, ist die Situation differenzierter. Hier entsteht die Pflicht zur Bilanzierung erst dann, wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. Nach § 141 AO ist dies der Fall, wenn entweder der Umsatz mehr als 800.000 Euro oder der Gewinn über 80.000 Euro beträgt. Entscheidend ist, dass bereits das Überschreiten eines dieser Werte ausreicht. Allerdings greift die Verpflichtung erst, wenn diese Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten wurde. Für neu gegründete Unternehmen kann die Buchführungspflicht hingegen bereits im ersten Jahr eintreten, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Eine Ausnahme bilden die Freiberufler, etwa Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Künstler oder Journalisten. Sie gelten nicht als Kaufleute im Sinne des HGB und sind daher grundsätzlich von der Bilanzierungspflicht befreit. Stattdessen nutzen sie in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der die tatsächlichen Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden. Dieses vereinfachte Verfahren reduziert den buchhalterischen Aufwand erheblich.
Neben Bilanz und GuV können – abhängig von der Größe des Unternehmens – weitere Bestandteile erforderlich sein. Dazu zählen insbesondere ein Anhang sowie gegebenenfalls ein Lagebericht, der den Geschäftsverlauf und die wirtschaftliche Entwicklung erläutert. Abschließend ist zu beachten, dass für alle bilanzierenden Unternehmen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Jahresabschlüsse gilt, um eine spätere Prüfung durch Finanzbehörden zu ermöglichen.
