Buchungsbelege stellen das Fundament einer ordnungsgemäßen Buchhaltung dar und sind unverzichtbar für die sachgerechte Erfassung aller finanziellen Vorgänge eines Unternehmens. Jeder Geschäftsvorfall muss eindeutig dokumentiert sein, da nur so eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und rechtliche Absicherung gewährleistet werden kann. Die Buchführung erfüllt ihre Funktion nur dann zuverlässig, wenn alle Buchungen auf überprüfbaren Unterlagen basieren, die den tatsächlichen Ablauf der wirtschaftlichen Vorgänge widerspiegeln.
Dabei existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Belegarten, die sich nach ihrer Herkunft unterscheiden lassen. Externe Belege entstehen außerhalb des Unternehmens und werden von Geschäftspartnern oder Institutionen ausgestellt. Hierzu gehören unter anderem Rechnungen von Lieferanten, Ausgangsrechnungen an Kunden, Quittungen, Bank- und Kontoauszüge sowie Gutschriften. Diese Dokumente belegen den Austausch von Waren, Dienstleistungen oder Zahlungen mit Dritten und sind essenziell für die Erfassung externer Geschäftsbeziehungen. Interne Belege werden hingegen innerhalb des Unternehmens erstellt und dienen der Dokumentation von Vorgängen, für die kein externer Nachweis vorliegt. Beispiele hierfür sind Eigenbelege, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Materialentnahmescheine oder interne Umbuchungen. Sie sorgen dafür, dass auch innerbetriebliche Prozesse korrekt und vollständig abgebildet werden.
Damit Buchungsbelege steuerlich anerkannt werden, müssen sie bestimmte formale Anforderungen erfüllen. Zu den notwendigen Angaben zählen insbesondere der vollständige Name und die Anschrift des Ausstellers, eine eindeutige Beleg- oder Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum. Darüber hinaus ist eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen erforderlich, ebenso wie die Angabe des Entgelts. Ergänzend müssen der geltende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag ausgewiesen sein. Sind diese Informationen unvollständig oder fehlerhaft, kann dies zu Problemen bei steuerlichen Prüfungen führen und insbesondere den Vorsteuerabzug ausschließen.
Ein weiterer zentraler Punkt im Umgang mit Buchungsbelegen ist die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Andere steuerlich relevante Unterlagen, wie etwa Geschäftsbriefe, unterliegen in der Regel einer Frist von sechs Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Während dieses Zeitraums müssen die Unterlagen jederzeit verfügbar, gut lesbar und vor nachträglichen Änderungen geschützt sein. Zudem ist sicherzustellen, dass die Archivierung den Vorgaben der GoBD entspricht, unabhängig davon, ob die Belege in Papierform oder digital gespeichert werden.
Sollten Originalbelege verloren gehen, kann ersatzweise ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser muss den zugrunde liegenden Sachverhalt detailliert schildern und den Grund für das Fehlen des Originals nachvollziehbar darlegen. Allerdings ist zu beachten, dass auf Basis eines Eigenbelegs kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, da hierfür zwingend ein ordnungsgemäßer Originalnachweis erforderlich ist.
Die zunehmende Digitalisierung verändert den Umgang mit Buchungsbelegen nachhaltig. Digitale Systeme ermöglichen eine schnelle Erfassung, eine übersichtliche Verwaltung und eine revisionssichere Archivierung von Unterlagen. Gleichzeitig erleichtern sie den Zugriff auf benötigte Informationen und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Insgesamt leisten Buchungsbelege – unabhängig von ihrer Form – einen entscheidenden Beitrag zu einer transparenten, rechtssicheren und effizienten Buchführung.
